Em meio a tantos investimentos, custos, despesas, trabalho de vendas, marketing e preocupações com faturamento e lucro que tiram o sono de todo empreendedor, um aspecto é esquecido por muitos: o contador.
Este profissional é de suma importância para todas as empresas no Brasil, além de ser obrigatória a presença de um contador
E isso independe da natureza da empresa: tanto as físicas quanto as online devem ter um contador responsável.
Qual o papel do contador em uma empresa online?
O fato de ser uma empresa online pode reduzir o número de obrigações, principalmente por causa do regime fiscal que será definido. Porém, todas têm um nível de exigência e as principais atribuições do contador são:
- Providenciar o cumprimento de todas as obrigações legais e fiscais;
- Gerar e atualizar os livros obrigatórios, conforme o regime fiscal da empresa;
- Emitir os demonstrativos necessários;
- Também pode gerar relatórios adicionais consultivos;
- Representar a empresa em questionamentos fiscais e legais e fiscalizações;
- Providenciar o Imposto de Renda da empresa e dos sócios.
Existe empresa que não precisa ter um contador?
Sim. As MEI (Microempresas Individuais) não são obrigadas a constituir um contador, pois o pagamento de imposto é feito por um valor fixo e não há obrigações de livros e demonstrativos.
Importante ressaltar que os MEI devem cuidar das exigências legais para serem enquadrados desta forma e quando deixarem de ser, porque esta mudança precisa acontecer.
Nesta hora é a vez do contador atuar: ele fará toda a transição de regime – documentos exigidos, taxas e novos procedimentos, que ficarão a cargo do contador, já que a empresa entrará na exigibilidade dele.
Qual o papel do contador na abertura de uma empresa online?
Será o mesmo que ele terá em uma empresa apenas física, respeitando claro as rotinas que as empresas online não são obrigadas a fornecer. Basicamente, o contador atua nas tarefas abaixo para a abertura de uma empresa:
- Levantamento e coleta dos documentos necessários para abertura de CNPJ;
- Redação e registro do contrato social na Junta Comercial estadual;
- Processo de emissão de alvará de funcionamento;
- Processo de emissão de licenciamentos específicos – de empresas online de venda de medicamentos, suplementos nutricionais, perecíveis e outros;
- Autorização de funcionamento físico – estoque e fábrica.
Veja que alvarás e licenças independem da empresa existir online, porque muitas vezes ela tem uma base física – estoque, fábrica, centro de distribuição – e este fato obriga a requerer os documentos para funcionar.
E se uma empresa online não tiver um contador?
Além de uma obrigação para as empresas, ter um contador é também essencial para ajudar na administração do negócio.
O profissional domina as atividades financeiras e contábeis e tem conhecimento suficiente para sugerir controles, opinar sobre riscos e antever situações críticas. Além disso, a ausência dele pode trazer sérios problemas:
Dívidas fiscais
Um contador trabalha focado nos pagamentos recorrentes de impostos e taxas e alerta a empresa sobre essa agenda. Isso evita que empreendedores sem experiência esqueçam esses compromissos e acabem gerando dívidas que vão gerar surpresas: negativação em certidões de impostos, impedindo uma série de transações.
Risco de ilegalidade
Além do pagamento de impostos, existem as obrigações – declarações, guias, reporte de informações ao SPED e principalmente o uso do E-Social para empresas com funcionários.
Não ter alguém dedicado pode levar ao mesmo problema: esquecer de cumprir alguma obrigação, receber questionamento fiscal e ainda ser punido por não ter um contador registrado para representar.
Problemas de crescimento
Aqui entra o trabalho consultivo do contador, gerando relatórios que mostram se a empresa está com boa saúde financeira, se tem riscos de endividamento, desequilíbrio de despesas em relação ao orçamento, problemas de fluxo de caixa e de relacionamento bancário.
O contador de uma empresa online precisa ser funcionário?
Com certeza não!
Pelo contrário, para as pequenas e médias empresas, físicas ou online, e até um número crescente de grandes empresas preferem contratar uma empresa de contabilidade.
Desta forma, ela não precisa gerar uma estrutura interna para uma contabilidade e deixa tudo a cargo de quem tem experiência e conhecimento de todas as rotinas.
Se você tem uma empresa online, agora você sabe a importância de ter um escritório de contabilidade RJ para ajudar a solucionar seus problemas.
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